Wednesday, November 30, 2022

IR-2022-209SP: Cumbre de Seguridad ofrece herramientas y consejos para profesionales de impuestos durante Semana Nacional de Seguridad Tributaria; destaca importancia de planes de seguridad

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Consejos Tributarios del IRS

30 de noviembre de 2022

Edición Número: IR-2022-209SP

En Esta Edición

Cumbre de Seguridad ofrece herramientas y consejos para profesionales de impuestos durante Semana Nacional de Seguridad Tributaria; destaca importancia de planes de seguridad

WASHINGTON — Con la temporada de impuestos acercándose rápidamente, el Servicio de Impuestos Internos y los socios de la Cumbre de Seguridad, instaron hoy a los profesionales de impuestos a mantenerse enfocados en los problemas de seguridad y revisar los recursos disponibles para ellos, incluidos los planes de seguridad de muestra y las listas de verificación.

Durante la Semana Nacional de Seguridad Tributaria, ahora en su séptimo año, la asociación de la Cumbre de Seguridad del IRS, las agencias tributarias estatales y las comunidades de software y de profesionales de impuestos trabajan para resaltar la seguridad de los datos y proporcionar consejos de prevención de estafas. Parte del esfuerzo de la Cumbre continúa siendo enfocar a los profesionales de impuestos, incluidos los negocios más pequeños, en formas de proteger los datos e información del cliente. El tercer día de esta semana especial se centra en varios aspectos importantes que la comunidad tributaria debe tener en cuenta.

"La información de los contribuyentes puede ser una mina de oro para los ladrones de identidad. A medida que los socios de la Cumbre de Seguridad fortalecieron nuestras defensas internas en los últimos años, hemos visto a los ladrones de identidad cambiar su enfoque hacia la comunidad de profesionales de impuestos y la información de sus clientes," dijo Doug O'Donnell, Comisionado Interino del IRS. La información específica del contribuyente puede ayudar a un estafador a preparar una declaración de impuestos más auténtica, por lo tanto, el mantenimiento de una seguridad fuerte es una línea de defensa crítica para los profesionales de impuestos, sus clientes y el sistema tributario de la nación."

Plan de seguridad de la información por escrito (WISP, por sus siglas en inglés)

El IRS y los socios de la Cumbre de Seguridad les recuerdan a los profesionales de impuestos que la ley federal requiere que tengan un plan de seguridad de la información por escrito. A principios de este año, los miembros del equipo profesional de impuestos de la Cumbre desarrollaron un documento especial que permite a los profesionales desarrollar rápidamente sus propios planes de seguridad escritos.

Este documento de muestra, un WISP (en inglés)PDF, debe ser apropiado para el tamaño de la empresa, el alcance de sus actividades, la complejidad y la sensibilidad de los datos de los clientes. No existe un WISP único para todos. Por ejemplo, un empresario individual puede usar un plan más abreviado y simplificado que una empresa de contabilidad de 10 socios, el cual se refleja en el WISP de muestra del grupo de la Cumbre de Seguridad.

Hay muchos aspectos para dirigir un negocio exitoso en la industria de la preparación de impuestos que incluyen la revisión de los cambios en la ley de impuestos, el aprendizaje de las actualizaciones del software y la administración y capacitación del personal. Un componente que a menudo se pasa por alto, pero que es crucial, es la creación de un plan de seguridad de la información por escrito.

"No hay otra solución para quienes manejan un negocio de impuestos. Tener un plan de seguridad por escrito es una buena práctica empresarial — y es requerido por la ley," dijo Jared Ballew de Drake Software, colíder del equipo de profesionales de impuestos de la Cumbre y presidente entrante del Comité Asesor de Administración Tributaria Electrónica (ETAAC, por sus siglas en inglés). "Esta muestra provee un punto de comienzo para desarrollar un plan, informa sobre las consideraciones de riesgo para incluirlas en un plan eficaz y también provee un plan para acciones aplicables en el evento de un incidente de seguridad, pérdida de datos y robo."

Problemas de seguridad pueden ser abrumadores para un profesional de impuestos. El equipo de la Cumbre trabajó para que este documento sea fácil de usar e incluye secciones especiales para ayudar a profesionales de impuestos a encontrar la información que necesitan.

Aquí hay algunas consideraciones de WISP para los profesionales de impuestos:

Guarde el WISP en un formato al que otros puedan acceder y leer fácilmente, como un documento PDF o Word.
Poner el WISP a disposición de los empleados con fines de adiestramiento
Almacenar una copia fuera de las instalaciones o en la nube es una práctica recomendada en caso de un incidente o desastre natural.

Lista de verificación "Impuestos-Seguridad-Unidos"

Desafortunadamente, los profesionales de impuestos siguen siendo objetivos de alto valor de los ciberdelincuentes que buscan robar información tributaria confidencial. Con esto en mente, la Cumbre de Seguridad creó la Lista de verificación "Impuestos-Seguridad-Unidos" (en inglés) para ayudar a los profesionales de impuestos a identificar medidas básicas de ciberseguridad para implementar.

Estos seis pasos sencillos pueden hacer una gran diferencia en la protección de la información, tanto para los profesionales de impuestos como para los contribuyentes:

Use software antivirus y configúrelo para realizar actualizaciones automáticas y mantener sus sistemas seguros. Esto incluye todos los productos digitales, computadoras y teléfonos móviles.
Use firewalls. Los firewalls proveen protección a su computadora contra ataques externos, pero no pueden proteger los sistemas en casos en que los usuarios accidentalmente descargan software malicioso, por ejemplo, de correos electrónicos de estafas de phishing.
Use la autenticación de múltiples factores para proteger todas las cuentas en línea, especialmente los productos de impuestos, proveedores de programas de computación (software) de nube, proveedores de correos electrónicos y redes sociales.
Haga una copia de seguridad de los archivos confidenciales, especialmente los datos del cliente, para proteger las fuentes externas, como un disco duro externo o almacenamiento en la nube.
Cifrar datos. Los profesionales de impuestos deben considerar los productos de cifrado de unidades para el cifrado de unidades completas. Esto cifrará todos los datos.
Use un producto para una Red Privada Virtual (VPN, por sus siglas en ingles). Mientras más preparadores de impuestos trabajan remotamente durante la pandemia, una VPN es crítica para conexiones seguras.

Para obtener más información acerca de cómo proteger la información del cliente, los profesionales de impuestos deben consultar la Publicación 4557, Protección de los datos del contribuyente (en inglés)PDF.

Estafas de phishing, malware y ransomware presentan riesgos

Tanto para los profesionales de impuestos como para los contribuyentes, los correos electrónicos de phishing generalmente tienen un mensaje urgente e intentan dirigir a los usuarios a un enlace o archivo adjunto de aspecto oficial. Pero el enlace en cambio puede llevar a los usuarios a un sitio falso parecido a una fuente confiable donde solicita un nombre de usuario y contraseña. El archivo adjunto también puede contener malware, que descarga secretamente software que rastrea las pulsaciones de teclas y permite a los ladrones robar todas las contraseñas del profesional de impuestos.

Algunos ladrones también se hacen pasar por clientes potenciales y pueden interactuar repetidamente con un profesional de impuestos y luego enviar un correo electrónico con un archivo adjunto que afirma incluir su información tributaria. El archivo adjunto puede contener malware que permite al ladrón rastrear las pulsaciones de teclas y, finalmente, robar todas las contraseñas o tomar el control de los sistemas informáticos.

El IRS advierte a los profesionales de impuestos que no tomen ninguna de las medidas exigidas en este tipo de correo electrónico y que eliminen el correo electrónico. Los destinatarios de estas estafas relacionadas con el IRS pueden reportarlas a phishing@irs.gov.

A veces, las estafas de phishing son esquemas de ransomware en los que el ladrón obtiene el control de los sistemas informáticos del profesional de impuestos y mantiene los datos como rehenes hasta que se pague un rescate. La Oficina Federal de Investigaciones (FBI) ha advertido contra el pago de un rescate porque los ladrones a menudo dejan los datos cifrados.

Requisito del plan de seguridad y plan de robo de datos recomendado

Además del plan requerido de seguridad, los profesionales de impuestos también deben considerar un plan de respuesta de emergencia en caso de que experimenten una filtración o robo de datos. Para ahorrar tiempo, este paso debe incluir información de contacto de los Grupos de Partes Interesadas del IRS (en inglés) quienes son el primer punto de contacto para reportar robo de datos al IRS y a los estados.

La Publicación 5293 (SP), Guía de Recursos de Seguridad de Datos para los Profesionales de ImpuestosPDF del IRS, provee un resumen de información acerca de robo de datos disponible en IRS.gov e incluye el proceso para reportarlo.

Además de consultar la Publicación 4557, Protección de datos del contribuyente (en inglés)PDF del IRS, los profesionales de impuestos también pueden obtener ayuda con las recomendaciones de seguridad al revisar Seguridad de información de las pequeñas empresas: Los fundamentos (en inglés)PDF del Instituto Nacional de Normas y Tecnología. Las páginas del Centro informativo sobre el robo de identidad del IRS para profesionales de impuestos, individuos y empresas también tienen detalles importantes.

Los empleadores pueden compartir la Publicación 4524 (SP), Conocimientos sobre la seguridad para los contribuyentesPDF, con sus empleados y clientes, y los profesionales de impuestos pueden compartir con los clientes.

Para obtener más detalles acerca de la Semana Nacional de Seguridad Tributaria, visite IRS.gov/cumbredeseguridad.

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November 30, 2022

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Un buen mantenimiento de registros durante todo el año ayuda a contribuyentes a evitar frustración de temporada de impuestos

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Consejos Tributarios del IRS

30 de noviembre de 2022

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Un buen mantenimiento de registros durante todo el año ayuda a contribuyentes a evitar frustración de temporada de impuestos

Revisar una pila de estados de cuenta, recibos y otros documentos financieros cuando llega el momento de preparar una declaración de impuestos puede ser frustrante para las personas que no han administrado sus archivos. Al saber lo que necesitan conservar y durante cuánto tiempo, las personas pueden desarrollar un buen sistema de mantenimiento de registros durante todo el año y facilitar la presentación de su declaración.

Un buen mantenimiento de registros también puede ayudar a los contribuyentes a comprender su situación cuando reciben cartas o avisos del IRS.

Los buenos registros ayudan a:

Identificar fuentes de ingresos. Los contribuyentes pueden recibir dinero o bienes de diversas fuentes. Los archivos pueden identificar las fuentes de ingresos y ayudar a separar los ingresos comerciales de los no comerciales y los ingresos tributables de los no tributables.
Llevar un registro de gastos. Los contribuyentes pueden usar los archivos para identificar gastos por los cuales pueden reclamar una deducción. Esto ayudará a determinar si debe detallar las deducciones en la declaración. También puede ayudarlos a descubrir deducciones o créditos potencialmente pasados por alto.
Preparar declaraciones de impuestos. Los buenos archivos ayudan a los contribuyentes a presentar su declaración de impuestos de manera rápida y precisa. A lo largo del año, deben recopilar los archivos de impuestos a medida que los reciben para facilitar la preparación de una declaración de impuestos.
Elementos de apoyo reportados en las declaraciones de impuestos. Los archivos bien organizados facilitan la preparación de una declaración de impuestos y ayudan a proporcionar respuestas, si la declaración se selecciona para ser examinada, o si el contribuyente recibe un aviso del IRS.

En general, los contribuyentes deben mantener archivos durante tres años a partir de la fecha en que presentaron la declaración de impuestos. Los contribuyentes deben desarrollar un sistema que mantenga junta toda su información importante. Pueden usar un programa de software para el mantenimiento de archivos electrónicos. También podrían almacenar documentos en papel en carpetas etiquetadas.

Los registros para mantener incluyen:

Aquellos relacionados con impuestos. Esto incluye declaraciones de salarios y ganancias de todos los empleadores o pagadores, incluidas las aplicaciones o tarjetas de pago, como el formulario W-2, 1099-K, 1099-Misc, 1099-NEC. Otros archivos incluyen declaraciones de intereses y dividendos de los bancos, ciertos pagos del gobierno como compensación por desempleo, otros documentos de ingresos y registros de transacciones de moneda virtual. Los contribuyentes también deben conservar los recibos, cheques cancelados y otros documentos que respalden los ingresos, una deducción o un crédito informado en su declaración de impuestos.
Cartas, avisos y declaraciones de impuestos del año anterior del IRS. Los contribuyentes deben conservar copias de las declaraciones de impuestos del año anterior y los avisos o cartas que reciban del IRS. Estos incluyen avisos de ajuste cuando se produce una acción en la cuenta del contribuyente.
Registros de propiedad. Los contribuyentes también deben mantener archivos relacionados con los bienes que desechan o venden. Deben mantener estos archivos para calcular su base de ganancia o pérdida.
Ingresos y gastos empresariales. Los contribuyentes comerciales deben encontrar un método de contabilidad que refleje de manera clara y precisa sus ingresos y gastos brutos. Los contribuyentes que tienen empleados deben mantener todos los archivos de impuestos sobre la nómina durante al menos cuatro años después de que el impuesto vence o se paga, lo que ocurra más tarde.
Seguro de salud. Los contribuyentes deben mantener archivos de su propia cobertura de seguro médico y la de sus familiares. Si reclaman el crédito tributario de prima, necesitarán información de los pagos de crédito por adelantado recibidos a través del Mercado de Seguros Médicos y las primas que pagaron.

Para obtener más información acerca de qué hacer para prepararse en su declaración impuestos, los contribuyentes deben visitar la página Medidas a tomar ahora para prepararse para sus impuestos de IRS.gov.

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IR-2022-209: Security Summit offers tools, tips to tax pros during National Tax Security Awareness Week; highlights importance of security plans

IRS Newswire

November 30, 2022

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Issue Number: IR-2022-209

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Security Summit offers tools, tips to tax pros during National Tax Security Awareness Week; highlights importance of security plans

WASHINGTON – With tax season quickly approaching, the Internal Revenue Service and the Security Summit partners today urged tax professionals to remain focused on security issues and to review resources available to them, including sample security plans and checklists.

During National Tax Security Awareness Week, now in its seventh year, the Security Summit partnership of the IRS, state tax agencies and the tax software and tax professional communities work to highlight data security and provide scam prevention tips. Part of the Summit's effort continues to be focusing tax professionals, including smaller practices, on ways to protect themselves and safeguard client information. Day three of this special week focuses on several important aspects for the tax community to keep in mind.

"Taxpayer information can be a gold mine for identity thieves. As the Security Summit partners strengthened our internal defenses in recent years, we've seen identity thieves shift their focus onto the tax professional community and their client information," said IRS Acting Commissioner Doug O'Donnell. "Specific taxpayer information can help a scammer prepare a more authentic looking tax return, so tax professionals maintaining strong security is a critical line of defense for themselves, their clients and the nation's tax system."

Written Information Security Plan (WISP)
The IRS and Security Summit partners remind tax professionals that federal law requires them to have a written information security plan. Earlier this year, members of the Summit's tax professional team developed a special document that allows practitioners to quickly develop their own written security plans.

This sample document, a Written Information Security Plan (WISP), can be scaled for a company's size, scope of activities, complexity and customer data sensitivity. There's not a one-size-fits-all WISP. For example, a sole practitioner can use a more abbreviated and simplified plan than a 10-partner accounting firm, which is reflected in the sample WISP from the Security Summit group.

There are many aspects to running a successful business in the tax preparation industry, including reviewing tax law changes, learning software updates and managing and training staff. But an often overlooked but critical component is creating a WISP.

"There's no way around it for anyone running a tax business. Having a written security plan is a sound business practice – and it's required by law," said Jared Ballew of Drake Software, co-lead for the Summit tax professional team and chair of the Electronic Tax Administration Advisory Committee (ETAAC). "The sample provides a starting point for developing your plan, addresses risk considerations for inclusion in an effective plan and provides a blueprint of applicable actions in the event of a security incident, data losses and theft."

Security issues for a tax professional can be daunting. The Summit team worked to make this document as easy to use as possible, including special sections to help tax professionals get to the information they need.

Here are a few WISP considerations for tax pros:

Save the WISP in a format others can easily access and read, such as a PDF or Word document.
Make the WISP available to all employees for training purposes.
Store a copy offsite or in the cloud in the event of an incident or natural disaster.

Taxes-Security-Together Checklist
Unfortunately, tax practitioners remain high-value targets of cybercriminals seeking to steal sensitive tax information. With this in mind, the Security Summit created the "Taxes-Security-Together" Checklist to help tax professionals identify basic cybersecurity measures to implement.

These six easy steps can make a big difference in protecting information, both for tax pros and taxpayers:

Use anti-virus software and set it for automatic updates to keep systems secure. This includes all digital products, computers and mobile phones.
Use firewalls. Firewalls help shield computers from outside attacks but cannot protect systems in cases where users accidentally download malware, for example, from phishing email scams.
Use multi-factor authentication to protect all online accounts, especially tax products, cloud software providers, email providers and social media.
Back up sensitive files, especially client data, to secure external sources, such as external hard drive or cloud storage.
Encrypt data. Tax professionals should consider drive encryption products for full-drive encryption. This will encrypt all data.
Use a Virtual Private Network (VPN) product. As more practitioners work remotely during the pandemic, a VPN is critical for secure connections.

For more information on how to protect client information, tax professionals should look to Publication 4557, Safeguarding Taxpayer Data.

Phishing scams, malware and ransomware present risks
For both tax professionals and taxpayers, phishing emails generally have an urgent message and try to direct users to an official-looking link or attachment. But the link instead may take users to a fake site made to appear like a trusted source where it requests a username and password. The attachment may also contain malware, which secretly downloads software that tracks keystrokes and allows thieves to eventually steal all the tax professional's passwords.

Some thieves also pose as potential clients and may interact repeatedly with a tax professional and then send an email with an attachment that claims to include their tax information. The attachment may contain malware that allows the thief to track keystrokes and eventually steal all passwords or take over control of the computer systems.

The IRS warns tax pros not to take any of the steps demanded in these types of email, and to delete the email. Recipients of these IRS-related scams can report them to phishing@irs.gov.

Sometimes, phishing scams are ransomware schemes in which the thief gains control of the tax professional's computer systems and holds the data hostage until a ransom is paid. The Federal Bureau of Investigation (FBI) has warned against paying a ransom because thieves often leave the data encrypted.

Security plan requirement and recommended data theft plan
In addition to the required information security plan, tax pros also should consider an emergency response plan should they experience a breach and data theft. This time-saving step should include contact information for the IRS Stakeholder Liaisons, who are the first point of contact for tax professional data theft reporting to the IRS and to the states.

IRS Publication 5293, Data Security Resource Guide for Tax Professionals, provides a compilation of data theft information available on IRS.gov, including the reporting processes.

In addition to reviewing IRS Publication 4557, Safeguarding Taxpayer Data, tax professionals can also get help with security recommendations by reviewing Small Business Information Security: The Fundamentals by the National Institute of Standards and Technology. The IRS Identity Theft Central pages for tax pros, individuals and businesses have important details as well.

Employers can share Publication 4524, Security Awareness for Taxpayers, with their employees and customers and tax professionals can share with clients.

For more details on National Tax Security Awareness Week, visit IRS.gov/securitysummit.

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Tax Tip 2022-183: Good recordkeeping year-round helps taxpayers avoid tax time frustration

IRS Tax Tips

November 30, 2022

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Good recordkeeping year-round helps taxpayers avoid tax time frustration

Wading through a pile of statements, receipts and other financial documents when it's time to prepare a tax return can be frustrating for people who haven't managed their records. By knowing what they need to keep and how long to keep it, people can develop a good recordkeeping system year-round and make filing their return easier.

Good recordkeeping can also help taxpayers understand their situation when they receive letters or notices from the IRS.

Good records help:

Identify sources of income. Taxpayers may receive money or property from a variety of sources. The records can identify the sources of income and help separate business from non-business income and taxable from nontaxable income.
Keep track of expenses. Taxpayers can use records to identify expenses for which they can claim a deduction. This will help determine whether to itemize deductions at filing. It may also help them discover potentially overlooked deductions or credits.
Prepare tax returns. Good records help taxpayers file their tax return quickly and accurately. Throughout the year, they should add tax records to their files as they receive them to make preparing a tax return easier.
Support items reported on tax returns. Well-organized records make it easier to prepare a tax return and help provide answers if the return is selected for examination or if the taxpayer receives an IRS notice.

In general, taxpayers should keep records for three years from the date they filed the tax return. Taxpayers should develop a system that keeps all their important information together. They can use a software program for electronic recordkeeping. They could also store paper documents in labeled folders.

Records to keep include:

Tax-related records. This includes wage and earning statements from all employers or payers including payment apps or cards, such as Form W-2, 1099-K, 1099-Misc, 1099-NEC. Other records include interest and dividend statements from banks, certain government payments like unemployment compensation, other income documents and records of virtual currency transactions. Taxpayers should also keep receipts, canceled checks, and other documents that support income, a deduction, or a credit reported on their tax return.
IRS letters, notices and prior year tax returns. Taxpayers should keep copies of prior year tax returns and notices or letters they receive from the IRS. These include adjustment notices when an action takes place occurs on the taxpayer's account.
Property records. Taxpayers should also keep records relating to property they dispose of or sell. They must keep these records to figure their basis for computing gain or loss.
Business income and expenses. Business taxpayers should find a bookkeeping method that clearly and accurately reflects their gross income and expenses. Taxpayers who have employees must keep all employment tax records for at least four years after the tax is due or paid, whichever is later.
Health insurance. Taxpayers should keep records of their own and their family members' health care insurance coverage. If they're claiming the premium tax credit, they'll need information about any advance credit payments received through the Health Insurance Marketplace and the premiums they paid.

For more information on what to do to get ready to file taxes, taxpayers should visit the Get Ready page of IRS.gov.

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Plan de seguridad de la información por escrito (WISP, por sus siglas en inglés)

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Estafas de phishing, malware y ransomware presentan riesgos

Requisito del plan de seguridad y plan de robo de datos recomendado

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Un buen mantenimiento de registros durante todo el año ayuda a contribuyentes a evitar frustración de temporada de impuestos

Los buenos registros ayudan a:

Los registros para mantener incluyen:

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